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In der Zukunft ist Arbeit überall

Unternehmen haben in der Corona-Krise gelernt: Verteilte Arbeit zum Beispiel im Home Office funktioniert. Nun sollten sie die Integration neuer Arbeitsformen und den Arbeitsplatz 4.0 in Angriff nehmen. Das stärkt ihre Widerstandskraft.

Ein Text von Niema Nazemi

Gesundheit geht vor: Darum haben viele Arbeitgeber ihre Angestellten ins Home Office geschickt. Bei einer Umfrage von 20 Minuten und Tamedia gaben 28 Prozent der Schweizerinnen und Schweizer aus allen Landesteilen an, neu im Home Office zu arbeiten. Sehr viele sind zufrieden, freuen sich über ihren kurzen Weg zum Arbeitsplatz, doch nicht alle sind produktiver, bekunden ihre Mühe mit der Arbeitsform, beklagen sogar sinkende Produktivität und Motivationsverluste. Ausserdem zeigen die Erfahrungen von Cisco sowie andere Umfragen und Berichte, dass die Sicherheitsprobleme durch immer mehr Arbeitsorte und Endgeräte zugenommen haben. Trotzdem überwiegt der Nutzen. In Zürich hat ein Fintech-Unternehmen bereits angekündigt, künftig auf eigene Büros zu verzichten. Home Office soll da zum Standard werden.

Nicht in jeder Branche und jedem Unternehmen dürfte dies umsetzbar sein. Dennoch sollten die überwiegend guten Erfahrungen mit der verteilten Arbeit in die Nach-Pandemiezeit mitgenommen, die Prozesse eines Unternehmens untersucht und mit verteilter Arbeit angereichert werden. Somit können Geschäftsprozesse auch in Krisenzeiten am Laufen gehalten und frei vom Zwang der Präsenz Mitarbeitende und Talente angesprochen werden, die eine digitale Loyalität entwickeln. Mittel- und langfristig steigern die Arbeitgeber ihre Attraktivität für die Generation Z und entwickeln eine stärkere Business-Resilienz. Dabei gilt es, folgende simplen Regeln zu beachten:

Der Mensch steht im Zentrum

Verteilte Arbeit ist gemeinsame Arbeit, auch wenn zwischen den Kolleginnen und Kollegen hunderte Kilometer Glasfaser liegen. Damit sie funktioniert und produktiv für Teams und Mitarbeitende genutzt werden kann, braucht es ein ganzheitliches Konzept, das Business-Resilienz, Cybersicherheit sowie Kommunikationswege erfasst und in konkrete Handlungsanleitungen sowie einen Anforderungskatalog für die nötigen IT- und Collaborationlösungen umsetzt. Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Automation erledigen dabei im digitalen Meetingraum administrative Aufgaben wie das Schreiben von Protokollen und das Einladungsmanagement. Entfallen die administrativen Aufgaben, können sich Sitzungsteilnehmende auf den Inhalt konzentrieren, die anstehenden Traktanden produktiv entwickeln - eine neue Dynamik entwickelt sich in den Teams und im Unternehmen. Es wird agil.

Digitale Meetings funktionieren anders

Agile Teams agieren anders und finden einen Konsens, wenn Entscheidungen getroffen werden. In verteilten Teams müssen Informationen offen und transparent fliessen; die Führung erfolgt über Ziele statt über Präsenz. Somit müssen sich Mitarbeitende «outer Office» täglich Ziele setzen und eine Tagesstruktur schaffen, die es ihnen ermöglicht, die Ziele zu erreichen. Videokonferenzen sind ideal, um den Zusammenhalt im Team zu fördern, weil Bild und Ton auch Körpersprache vermitteln. In Chats und E-Mails sind Missverständnisse programmiert, darum gilt es, dort eine neutrale, kurze und knappe Ansprache zu vereinbaren. Telefongespräche sind ein Eins-zu-Eins-Austausch, der vieles klärt, was schriftlich offen geblieben ist. Auch menschlich: Jeder hält sein eigenes Anliegen für das Dringendste. Darum sollten auch Reaktionszeiten vereinbart und Offline-Zeiten festgelegt werden. Zum guten Ton gehört es übrigens auch in digitalen Meetings, nicht zu spät zu kommen und die vereinbarte Netiquette zu wahren. So sind etwa Zwischen- und Seitengespräche wenig produktiv.

Natürliche Kommunikation ist das Ziel

Menschen finden einen Weg, um sich auch über digitale Kanäle einander nahe zu fühlen. Mit virtuellen Kaffeepausen oder Pizzalunches etwa. Das ist wichtig für den Teamspirit und setzt Innovationskräfte frei. Es ist kaum anzunehmen, dass künftig alle Unternehmen nur auf verteiltes Arbeiten setzen wollen - der Home-Office-Anteil dürfte zurückgehen. Inspiration und Leadership, Loyalität und Vertrauen, emotionale Bindungen generell lassen sich in physischen Räumen leichter herstellen. So ist die menschliche Natur. Deshalb müssen sich Videokonferenzen und Collaboration so in Unternehmens- und Kommunikationsabläufe einfügen, dass sie sich natürlich anfühlen, die Hemmschwelle niedrig ist, einen digitalen Meetingraum zu betreten - dabei helfen sichere Netzwerke sowie Anwendungen, mit der digitale Teams auf einem Whiteboard oder Smartphone zusammenrücken. So können sich die Mitarbeitenden dem Kern ihres Tuns widmen: Mehrwerte und Innovationen zu schaffen.

Keine Kompromisse bei der Sicherheit

Bei Arbeit 4.0 müssen Mitarbeitende ein besonderes Sicherheitsbewusstsein entwickeln und dafür sensibilisiert werden, dass der Schutz von Firmengeheimnissen auch im Home Office eine hohe Priorität hat, ebenso wie Cybersecurity. Die üblichen Vorsichtsmassnahmen gelten nun auch ausserhalb des Firmensitzes.

Sicherheit in einer verteilten Kommunikationsinfrastruktur sollte direkt mit dem Netzwerk verbunden, dazu alle Systeme des Unternehmens permanent auf dem neuesten Stand gehalten werden. In der digitalen Welt muss alles rund um die Uhr geschützt werden, an jedem Ort, wo gearbeitet wird. Multi-Faktor-Authentifizierung, DNS- und Websicherheit sowie VPN sollten zur Standardausrüstung gehören. Für alle Anwendungen - auch die Videokonferenzlösung. Ausserdem braucht es Kollaborations- und Videokonferenzsoftware, die wie Cisco Webex mit Blick auf Unternehmen entwickelt worden ist. Ciscos Philosophie ist seit je: Konferenzen müssen verschlüsselt sein, und es sollen auch keine Benutzerdaten an Dritte weitergegeben werden. Nur registrierte Teilnehmer haben Zugriff. Kurz: Unternehmen sollten eine Lösung einsetzen, die der Schutzwürdigkeit der ausgetauschten Informationen und Daten angemessen ist.

Zum Autor

Niema Nazemi ist Head of Applications-Platforms & Cloud Collaboration Solutions bei Cisco Schweiz. Sein Team und er decken das gesamte Collaboration-Portfolio von Cisco ab. Nazemi kam 2006 nach einem zehnjährigen USA-Aufenthalt zu Cisco.

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